Главный бухгалтер, который постоянно трудится в авральном режиме, допоздна и по выходным, да еще и не может позволить себе отпуск — типичная картина для многих организаций. Причем значительная часть времени уходит на рутинные задачи, которые можно оптимизировать — автоматизировать или делегировать. Заказав бухгалтерские услуги у сторонней компании, можно не только снизить нагрузку на штатного работника и уменьшить риск ошибок, но и освободить ресурсы для аналитики и принятия управленческих решений, что способствует росту бизнеса.
Оптимизация работы главбуха: как сэкономить время и повысить эффективность
Главбух часто тратит время на совещания, ответы на однотипные вопросы и исправления ошибок коллег, что снижает его продуктивность. Чтобы изменить ситуацию, нужно сделать следующее:
-
Освободить бухгалтера от лишних встреч.
-
Разработать простые инструкции с образцами документов для сотрудников.
-
Делегировать задачи, требующие низкоквалифицированных действий.
-
Выстроить систему документооборота с указанием четких сроков и ответственных лиц.
-
Внедрить электронный архив и систему автоматизации для быстрого реагирования на требования налоговой инспекции.
Как точно определить, на что тратит время главбух?
Это можно сделать с помощью метода «фотографии рабочего дня» — запись всех действий и затраченного времени. Если данные фиксирует сам бухгалтер, результаты могут быть неполными. Когда наблюдает другой сотрудник или внешний специалист, картина становится точнее.
Результаты позволяют выявить «пожирателей» времени, оптимизировать процессы, изменить структуру рабочего дня или перераспределить задачи. Также это помогает понять, нужно ли расширять штат или использовать аутсорсинг.
Все проблемы устранены, но главбух так и не справляется с нагрузкой
Решить проблему поможет аутсорсинг бухгалтерии: он позволяет передать большинство операций (обработка первичных документов, начисление зарплаты, уплата налогов и пр.) профессионалам и сосредоточиться на более важных задачах (анализ финансовых показателей для принятия управленческих решений, планирование бюджета, оптимизация налоговой нагрузки и пр.). Эта услуга особенно полезна для стартапов, небольших и средних компаний с ограниченными ресурсами, а также для разгрузки собственного бухгалтерского отдела.
Профессиональный аутсорсинг бухгалтерии имеет очень важные преимущества:
-
Снижение расходов на содержание штата сотрудников и организацию рабочих мест.
-
Оплата только за фактически оказанные услуги.
-
Освобождение от рутинных операций, что экономит время и ресурсы.
-
Возможность привлечь специалистов для сложных задач, таких как международные сделки или подготовка нестандартной отчетности.
Прежде чем заказать оказание бухгалтерских услуг, нужно учесть квалификацию и опыт внешних сотрудников. Очень хорошо, если сторонняя компания дополнительно предлагает налоговые консультации и аудит. Важно обратить внимание на ее репутацию и на условия договора, в котором должен быть четкий перечень услуг, ответственность за ошибки, стоимость и условия оплаты.
