Сегодня не только крупные компании, но и небольшие предприятия стараются уйти от бумажных внутренних и внешних документов, внедряя системы электронного документооборота (СЭД). Таким образом получается оптимизировать документооборот. При этом чем больше работников предприятия задействованы в электронный документооборот (ЭДО), тем ощутимей экономия. При этом на рынке есть разные системы, например, можно рассмотреть a2b СЭД.
Повышается эффективность в таких аспектах:
- Ускорение согласования и утверждения документов;
- Увеличение производительности труда за счет того, что все сотрудники находятся в едином информационном пространстве и в коллективе лучше налажены все процессы;
- Минимизируется вероятность потерять документ;
- Повышается корпоративная культура.
Особенности и преимущества СЭД
По своей сути СЭД – это ответвление IT, которое служит для управления документацией организации. Основная единица системы – файл (электронный документ). Если он заверен электронной подписью, то у него такая же сила, как и у бумажного аналога.
Электронный документооборот осуществляется оператором, который находится в сети доверия ФНС. Направляемый компанией файл проверяется на легитимность и соответствие требованиям закона. Пересылка документов занимает всего несколько секунд.
Основные преимущества ЭДО перед бумажным документооборотом:
- Повышение скорости выполнения задач за счет параллельного выполнения нескольких операций с одним документом;
- Безошибочная идентификация документов благодаря однократной регистрации в системе;
- Контроль – в любой момент можно определить, кто является ответственным за выполнение документа;
- Исключение появление дублированных документов;
- Упрощение ведения отчетности;
- Легкий поиск документа даже при минимальной информации о нем;
- Отсутствие необходимости в ведении архива, что позволяет сэкономить;
- Уменьшение расходов на канцелярию, печать и отправку бумажных документов;
- Снижение трудозатрат на документооборот за счет автоматизации процессов.
Переход на СЭД
Поскольку СЭД бывают разными, с различным функционалом, то и процесс внедрения будет несколько отличаться. Для начала потребуется определиться с конкретной системой. Далее процесс предусматривает несколько основных этапов:
- Создание группы с руководителем проекта.
- Изучение всех бизнес-процессов, чтобы минимизировать риски при переходе на новую систему;
- Настройка системы под потребности фирмы.
- Обучение персонала.
Каждый этап должен сопровождаться созданием детальных инструкций. Чтобы минимизировать риски и затраты, лучше для внедрения СЭД обратиться к компаниям, которые специализируются на этом.
