Компании, в наше время, вынуждены делать огромное количество бумажной работы. Это, на самом деле, достаточно большие расходы, особенно если работает много персонала. Поэтому люди все чаще начинают пользоваться системами КЭДО, которые подразумевают переход на электронный документооборот. Еще с прошлого года в ТК появились требования к подобным системам. Вас также может заинтересовать электронный кадровый документооборот с возможностью интегрирования в корпоративные системы kedo-team.ru.
От систем требуется обеспечение подписания электронных документов и их хранение в памяти. Например, существует единая государственная информационная система. Доступна она на портале “Работа в России”. Воспользоваться ей может любой работодатель, главное зарегистрировать себя и сотрудников. Коммерческие ИС представляют собой готовые продукты от сторонних компаний. Здесь нужно следить за тем, чтобы система была разрешена. Можно и заказать разработку своей персональной ИС. Но здесь нельзя забывать про все регламенты, прописанные в ТК РФ.
Системы могут достаточно сильно отличаться друг от друга. Конечно, основы у них схожие, ввиду требований закона. Однако, может отличаться сервисное обслуживание, то есть техподдержка, которая поможет решить проблемы, в случае их возникновения. Неплохо иметь и разные способы подключения. Например, веб-интерфейс для удаленной работы. Иногда есть и мобильная версия, но это, как правило, излишне.
В компании наверняка есть свои определенные системы. Поэтому, весомым плюсом будет возможность интегрировать ЭКДО с ними, для упрощения внутренних процессов компании. Отличаться могут и виды подписей, которые могут ставиться на документы. Стоит также рассказать и про хранение архивов в облаке, то есть бэкап. Ну и интерфейс. Удобство, здесь, это персональный фактор, но интуитивную понятность никто не отменял. Из примеров можно добавить маркеры на документы, чтобы отслеживать их статус. Или наличие шаблонов.
Ценники тоже могут отличаться, в зависимости от условий. Обычно, подписка на сервисы формируется в зависимости от количества клиентов. Также, на рынке есть и бесплатные, но достаточно качественные решения.
