Для проведения идеальной деловой встречи, особенно когда встречаются большое количество человек, важно удачно подобрать место. Чем более приятным и подходящим окажется пространство, тем эффективнее пройдут переговоры.
Где искать переговорную комнату
Найти подходящее предложение по аренде «переговорки» не так сложно: многие бизнес-центры и приличные отели предоставляют такие услуги на любой вкус. Вопрос: насколько удобна и функциональна окажется комната конкретно для задач намечающейся встречи.
Что необходимо проверить в первую очередь
Есть одно общее условие, которое арендодатель обязан гарантировать – это идеальная шумоизоляция и тишина во время проведения переговоров. Этот пункт нужно проверить в первую очередь, когда рассматриваете помещение в отеле. Ведь там неподалёку могут находиться рестораны, бары, лаунж-зоны, в которых стихийно собираются гости и шум от их присутствия усиливается.
Основные моменты, на которые стоит обратить внимание
Интерьер комнаты для переговоров должен быть оформлен без излишеств в нейтральных тонах, а обстановка располагающая к деловому общению. В официальной атмосфере Ваши партнёры настроятся на серьезный подход к переговорам.
Обязательно в помещении должна быть отличная вентиляция, чтобы самочувствие и настроение участников не ухудшилось в самый неподходящий момент.
Естественное освещение, то есть большие окна, – это хорошо, если переговорное пространство находится на высоких этажах. Если вид из окна первых 2-х этажей постоянно транслирует меняющуюся картину городской жизни – это негативно сказывается на концентрации.
Перед арендой непременно проверьте мебель: стулья, столы. Важно понять: насколько они удобны, можно ли их сдвинуть, в случае чего.
Наличие дополнительных услуг
В зале для переговоров, как правило, есть, по умолчанию, комплект необходимого оборудования:
-
Проектор;
-
Экран;
-
Колонки;
-
Микрофоны и т. д.
Если Вам понадобится музыкальное сопровождение, дополнительное оборудование и обслуживание фуршета, есть вариант воспользоваться сторонними организациями и существенно сэкономить. Хотя в отеле обязательно предложат дополнительные услуги к аренде переговорной комнаты:
-
Трансфер;
-
Встреча и сопровождения гостей сотрудниками отеля;
-
Кейтеринг;
-
Административное сопровождение.
Конечно, в случае заказа дополнительных услуг от отеля, Вы можете быть спокойными за их качество, но придётся заплатить немного больше, чем звукорежиссеру найденному по объявлению.
